120x240


120x240


120x240


120x240


120x240





648x60
468x60

بایگانی کاغذی یا دیجیتال؟

وقتی صحبت از بایگانی یک اداره می‌شود چه تصویری در ذهن شما نقش می‌بندد؟ شاید یک زیرزمین وسیع که قفسه‌بندی شده و مملو از پرونده‌های کاغذی است که روی هم انبار شده‌اند و کاغذهای درون آنها پوسیده است! حتی تصور اینکه مجبور باشید در چنین مکانی وارد شوید و به دنبال یک مدرک با موضوع خاص بگردید نیز سخت خواهد بود. اگر چه برای مشاغل کوچک به دلیل حجم کمتر مدارک و پرونده‌ها نگهداری سوابق به صورت کاغذی مشکلی ایجاد نمی‌کند، اما برای مؤسسات بزرگتر که تعاملات بیشتری دارند، نیاز به سیستمی مکانیزه برای نگهداری و حفظ سوابق وجود دارد. با پیشرفت تکنولوژی، روشهای بهتری برای نگهداری سوابق و بایگانی اطلاعات ابداع شده است و این سئوال مطرح می‌گردد که آیا واقعاً بایگانی کاغذی در حال منسوخ شدن است؟

  • مزایای بایگانی دیجیتال

امروزه تقریباً هر کسی نگهداری اطلاعات بر روی هارد دیسک کامپیوتر را تجربه کرده‌ است. با استفاده از کامپیوتر ذخیره و بازیابی اطلاعات در کمترین زمان امکان‌پذیر شده است. چنانچه فایل یا پرونده‌ای در محل مورد نظر یافت نشود، با یک جستجوی ساده می‌توان آن را در کامپیوتر پیدا نمود. این واقعیت که استفاده از تکنولوژی دیجیتال بسیار آسان بوده و برای نگهداری اطلاعات فضای بسیار کمی مورد نیاز است بزرگترین مزیت بایگانی دیجیتال به شمار می‌رود. قابلیت دسترسی سریع، تکثیر و ارسال آنی اطلاعات دیگر مزیت این روش نسبت به بایگانی سنتی (کاغذی) اطلاعات است. می‌توان اطلاعات را در فضای اینترنت و یا بر روی کامپیوترهای شخصی ذخیره و نسخ مختلفی از آن ایجاد نمود. در حالیکه تکثیر و جابجایی مدارک کاغذی نیازمند فضا و صرف انرژی زیادی است.

  • مزایای بایگانی کاغذی

نگهداری سوابق به صورت کاغذی مزایای بسیار کمی نسبت به بایگانی دیجیتال دارد ولی همین مزیت کم عاملی جهت جلوگیری از منسوخ شدن این روش شده است. مدارکی که به صورت کاغذی بایگانی می‌شوند، بدون نیاز به کامپیوتر و اینترنت همواره در دسترس هستند.  بایگانی کاغذی امنیت نسبی بیشتری داشته و احتمال از دست رفتن اطلاعات در اثر خرابی هارد دیسک در این روش بایگانی به صفر می‌رسد. اگر چه خطرات دیگری از قبیل آتش‌سوزی و آب‌گرفتگی این مدارک را تهدید می‌کند. هک شدن فضای دیجیتال یکی دیگر از ریسک‌هایی است که این نوع از بایگانی را مورد تهدید قرار می‌دهد. اما بیشتر شرکت‌های بزرگ با پشتیبان‌گیری از اطلاعات و نصب سیستم‌های امنیتی لازم دو خطر از دست دادن اطلاعات دیجیتال و هک شدن را تقریباً به صفر می‌رسانند.

  • آینده از آن دیجیتال است

هر شرکتی که نیاز به حفظ سوابق خود دارد بایستی به سمت بایگانی دیجیتال حرکت کند، چرا که با پیشرفت تکنولوژی دیگر نیازی به کاغذ نیست. مزایای استفاده از روش‌های دیجیتال به قدری کافی و قانع کننده هستند که مزیت‌های بایگانی کاغذی تاب و توان رقابت با آنها را ندارند. امروزه کامپیوتر‌ها کلید موفقیت یک کسب و کار محسوب شده و عدم نیاز به فضای زیاد برای بایگانی، امنیت بالای اطلاعات، سرعت دسترسی به آن و قابلیت تکثیر در هر تعداد و از همه مهمتر حفاظت از محیط زیست و کاهش نیاز به قطع درختان برای تولید کاغذ بیشتر، از دلایلی هستند که بایگانی دیجیتال اطلاعات را توجیه می‌کند.

شما در خانه و محل کارتان تا چه حد از روشهای بایگانی کاغذی و دیجیتال استفاده می‌کنید؟


Notify via Email Only if someone replies to My Comment



دعوت به همکاری

1- از کلیه علاقمند به همکاری در بخش آموزش دعوت بعمل می‌آید رزومه فعالیتهای آموزشی خود را به آدرس info [at] danyar.ir ارسال فرمایند.

2- از کلیه علاقمندان به انرژی های تجدیدپذیر دعوت به همکاری می‌گردد. چنانچه تمایل دارید در کار ترجمه اخبار و مطالب روز با دانیار همکاری نمایید با آدرس ایمیل info [at] danyar.ir مکاتبه فرمایید.

×